De alfa-gamma coördinator beoordeelt welke leerlingen hij/zij wil aanmelden.

In de folder (pdf-bestand) en op de website wordt bij iedere masterclass de doelgroep vermeld. De alfa-gamma masterclasses zijn in principe bedoeld voor 4-5-6 vwo-leerlingen, maar 4-5 havoleerlingen zijn regelmatig ook welkom.

Tips voor de coördinator bij de selectie van leerlingen:

• Denk aan leerlingen die opvallen door hun motivatie en werkhouding. Het hoeven niet per se excellente leerlingen te zijn.
• Denk aan leerlingen met een profielwerkstuk-onderwerp dat past bij de gekozen masterclass.
• Denk aan leerlingen met een N-profiel, die breed geïnteresseerd zijn.
• Denk aan leerlingen uit gezinnen met een migratie-achtergrond of uit gezinnen waarin het niet gebruikelijk is om in het hoger onderwijs te studeren.
• Meld leerlingen dat de masterclass een voorbereidende opdracht heeft.
• En last but not least: houd rekening met toetsweken en excursies, maar ook met de periode van het jaar. Meld bijv. liever geen 6 vwo leerlingen aan in het voorjaar.

De masterclasses zijn opgedeeld in twee semesters: oktober 2019 t/m januari 2020 en februari t/m april 2020. Er zijn daarom ook twee inschrijfrondes. Eind augustus krijgt iedere alfa-gamma coördinator een mail  met de twee deadlines en de links naar twee online Excel bestanden (een zogenaamde Google sheet). Bewaar deze mail goed!

Aan de hand van de schoolcode in dezelfde mail kun je eind augustus op deze pagina opzoeken hoeveel plaatsen de school toegewezen heeft gekregen voor de alfa-gamma masterclasses per semester.

Tips voor de coördinator bij de inschrijving:

• Zet bovenaan de leerlingen voor wie je deelname aan masterclasses het belangrijkst vindt, en dan op volgorde van afnemende prioriteit de andere leerlingen. Dit betekent dus dat de masterclasses door elkaar komen te staan.
• Geef gerust meer leerlingen op dan er plaatsen zijn voor de school (voor het geval andere scholen niet optimaal gebruik maken van de plekken).
• Geef gerust een leerling op voor meerdere masterclasses.
• Vul in elk geval klas, naam en emailadres van de leerling in. Op het moment dat leerlingen geplaatst zijn, ontvangt U-Talent graag ook geboortedatum (voor op het certificaat) en mobiel nummer (om leerlingen in een noodgeval te kunnen bereiken).
• Vraag toestemming aan de leerling om de gegevens te delen met U-Talent door hen bijvoorbeeld zelf de gegevens in te laten vullen via een formulier.
• Als je geen leerlingen opgeeft, meld dit via u-talent-alfagamma@uu.nl.
• Let op: voor Help, ik heb data (4 oktober), Wetenschap in de Gouden Eeuw (4 maart),  Hoera, ik ga onderzoek doen! (7 april) en Maak papier en karton klaar voor de toekomst (20 mei) loopt de inschrijving via de U-Talent bètacoördinator van je school.

Wachtlijst:

• Niet geplaatste leerlingen worden op de wachtlijst geplaatst, en kunnen later nog een uitnodiging krijgen bij eventuele afzeggingen.
• Wil een leerling per se naar een masterclass en staat die op de wachtlijst? Dan kan de leerling zich aanmelden via een betaalde Open inschrijving, mits er nog plek is.

Tijdschema inschrijving

Actie	Semester 1	Semester 2
Informatiemail, incl. links inschrijfformulieren coördinatoren	eind augustus 2019	eind november 2019 herinnering
Deadlines inschrijving	22 september 2019	n.t.b.
Deadline gemist? Neem contact op via u-talent-alfagamma@uu.nl. Vul niet alsnog het Excel bestand in: wij checken dit niet meer.
Indeling leerlingen	24 september 2019	n.t.b.
Deadline ruilen leerlingen	29 september 2019	n.t.b.
Bevestigingsmail leerlingen	30 september 2019	n.t.b.
Informatie & voorbereidende opdracht	Uiterlijk drie weken voor masterclass. Behalve in het geval van de masterclass Zoveel mensen, zoveel talen op 4 oktober. De leerlingen ontvangen bericht op 30 september, en hoeven geen voorbereidende opdracht te doen.

• Leerlingen nemen deel aan alle onderdelen van de masterclass (incl. voorbereidende opdracht). Ze kunnen dus niet halverwege de dag aankomen of vertrekken, noch onvoorbereid deelnemen.
• Leerlingen ontvangen aan het einde van de masterclass een certificaat als zij actief en volledig hebben deelgenomen.
• Tijdens de masterclass zorgt U-Talent voor iets te drinken, het is wel de bedoeling dat de leerlingen zelf hun lunch meenemen.
• Er kunnen foto’s en/of filmbeelden gemaakt worden tijdens de masterclass voor promotie-doeleinden. Als een leerling niet herkenbaar in beeld wil worden gebracht, kan hij/zij dit op de dag zelf aangeven bij de fotograaf.
• Voor de algemene voorwaarden en privacyverklaring rondom de masterclasses, kun je leerlingen naar deze pagina verwijzen.

Afmelding/ruiling
Tot uiterlijk 11 werkdagen voor een masterclass plaatsvindt, kan een leerling door de alfa-gamma coördinator worden afgemeld of geruild met een andere leerling zonder consequenties. Bij een ruil ontvangt de nieuwe deelnemer in dat geval van U-Talent nog de voorinformatie en (indien van toepassing) een certificaat.

Een latere afmelding geldt als ‘no show’ (zie hieronder). Ruilen kan wel nog later, tot op de dag zelf, maar dan kan U-Talent geen voorinformatie meer toesturen en geen certificaat uitschrijven. De ruilende kandidaten (of hun coördinator) moeten dan zelf de voorinformatie uitwisselen.

De voorbereidende opdracht dient – ook in het geval van een late ruil –  door de deelnemer gemaakt te zijn voor de start van de masterclass.

No show fee
In de stuurgroep is besloten dat U-Talent een no show fee kan berekenen voor onaangekondigde of te laat gemelde absenties. In 2019/2020 bedraagt de no show fee 25 euro per absentie.

U-Talent zal de absenties bij alle masterclasses registreren en de no show fee vanaf de tweede ‘missende’ leerling factureren. Elke no show wordt bij de coördinator en de schoolleider gemeld. Om de administratieve last zo klein mogelijk te houden, zal facturering plaatsvinden bij de jaarlijkse schoolfactuur van het volgende schooljaar.

Een uitzondering is ziekte: indien een leerling ziek is op de dag van een masterclass, dient deze zich direct per mail af te melden bij de U-Talent alfa-gamma coördinator én bij U-Talent zelf, via u-talent-alfagamma@uu.nl. Ook ziekmeldingen worden geregistreerd om eventueel misbruik te voorkomen.

Deelname leerlingen
De school ondersteunt en stimuleert de leerlingen die ingeschreven zijn om ook daadwerkelijk deel te (kunnen) nemen. Bij het inschrijven van leerlingen moet dus rekening gehouden worden met geplande toetsweken, excursies, e.d.
Als de leerling eenmaal is ingeschreven, gaat de masterclass voor bij eventuele later ingelaste toetsen of andere schoolactiviteiten.

Taken alfa-gamma coördinator
De alfa-gamma coördinator wordt voldoende gefaciliteerd om de organisatie van de masterclasses op school op zich te nemen. Het gaat om de volgende taken:

• werven leerlingen voor de masterclasses
• selecteren en inschrijven leerlingen voor de masterclasses
• herinneren leerlingen aan inschrijving
• eventueel ruilen van leerlingen
• (inroepen van) hulp aan leerlingen bij voorbereiding masterclass
• bemiddelen bij eventuele roosterproblemen
• informeren collega-docenten over U-Talent alfa-gamma activiteiten
• draagvlak voor het programma creëren binnen de school onder leerlingen en collega’s, liefst samen met de bèta coördinator;
• drie maal per jaar vergaderen met andere U-Talent-alfa-gamma coördinatoren
• onderhouden van alle benodigde contacten met U-Talent alfa-gamma

Coördinatorenoverleg
De alfa-gamma coördinator neemt deel aan drie coördinatorenvergaderingen op:

• Dinsdag 10 september 15:30-17:30 uur. Locatie: Drift 21 , zaal 0.05 (Sweelinckzaal)
• Donderdag 12 december 15:30-17:30 uur. Locatie: wordt nog bekend gemaakt
• Dinsdag 10 maart 15:30-17:30 uur. Locatie: Drift 21 , zaal 0.05 (Sweelinckzaal)

De verslagen van de vergaderingen worden opgestuurd.

Is er iets dat je graag wilt bespreken tijdens een coördinatorenvergadering, laat ons dit dan weten. Indien het past, nemen we het graag op in de agenda.

• Stem bepaalde zaken af met de bèta coördinator, bijvoorbeeld het beleid van de school m.b.t. de ‘no show fee’. U-Talent heeft een no show formulier (pdf-bestand) gemaakt, dat je als coördinator in kunt vullen en aan de leerling/de ouders kunt geven ter informatie over het wel/niet doorberekenen van de no show fee.
• Het is ten zeerste aan te raden om leerlingen te herinneren aan een activiteit!
  Tip: in Outlook (en andere mailprogramma’s) kan je mailtjes klaarzetten die op een later tijdstip verstuurd worden. Zo kan je alle leerlingen van een masterclass een paar weken van tevoren automatisch een herinnering sturen over de masterclass en de bijbehorende voorbereidende opdracht. Deze mails kan je al (maanden/weken) eerder klaarzetten op het moment dat de inschrijving rond is.
• Controleer of leerlingen de voorbereidende opdrachten op tijd doen; verwijs hen actief door naar een collega, die hen erbij kan helpen.
• Maak afspraken binnen de school over de voorbereidende opdrachten, bijvoorbeeld dat leerlingen tijdens een les hieraan mogen werken.
• Gebruik (onderdelen van) de voorbereidende opdrachten om met een grotere groep leerlingen uit te voeren.

Met vragen en/of opmerkingen kun je terecht bij Dineke Leeuwis en Bernadette de Zeeuw via u-talent-alfagamma@uu.nl.